Actueel

Actueel

Actueel

Archiveren en de Omgevingswet

09-09-2016

Samenwerking in de keten is een van de pijlers van de Omgevingswet. Voor elk van de partijen in de keten geldt dat er veel informatie in digitale vorm wordt vastgelegd. De Archiefwet is hierop van toepassing en de beschikbaarheid van deze informatie moet dan ook worden geborgd. Een andere belangrijke pijler van de Omgevingswet is digitalisering. Met de bouw van een Digitaal Stelsel voor de Omgevingswet (DSO) ontstaat een stelsel waarbinnen ook gemeenschappelijke informatie wordt vastgelegd en bevraagd. Ook deze bronnen vallen onder de Archiefwet.

Wie archiveert wat?

De Archiefwet wijst overheidsorganen die wettelijke taken uitvoeren aan als zorgdrager voor archivering. Overheidsorganen kunnen dit alleen of gemeenschappelijk oppakken. Voor de laatste vorm zien we de zorgdragerfunctie veelal belegd bij een Gemeenschappelijke Regeling (GR). Of het overdragen van deze taak ook een overdracht van bevoegdheid en eindverantwoordelijkheid betekent is evenals de regelingen voor de gezamenlijke informatiebronnen binnen het DSO is nog onderdeel van discussie.

Wat betekent dat voor uw ruimtelijke plannen?

Sinds de wettelijke eisen van digitalisering voor ruimtelijke plannen is archivering een onderwerp van hoofdbrekens geweest. Hoe borg en archiveer ik het papieren en digitale plan goed voor de komende jaren? Welke software moet ik gebruiken om archivering van een digitaal plan mogelijk te maken? Moet de afdeling ruimtelijke ordening iets organiseren of moet de archivaris dit doen?

Deze vragen zijn de afgelopen jaren op verschillende niveaus onder de loep genomen. Geonovum heeft samen met diverse organisaties, zoals enkele ministeries en het Nationaal Archief een 'Handreiking Archivering ruimtelijke plannen' opgesteld.

Ruimtelijke plannen, waaronder ook het toekomstige omgevingsplan, bestaan uit meerdere verschillende bestanden en bestandstypen. De authenticiteit wordt geborgd door een waarmerk dat ook onderdeel uitmaakt van deze gegevensset. Zijn de gegevenssets voor de huidige ruimtelijke plannen nog statisch per planfase, het omgevingsplan kan onder invloed van mutaties steeds anders zijn. De eisen in de Archiefwet met betrekking tot open bestandsformaten, preservering, raadpleegbaarheid en reconstructie maakt archivering van digitale ruimtelijke plannen tot een uitdaging van formaat. In bijlage 5.1 van het eindrapport ‘Verkenning Informatievoorziening Omgevingswet VNG’ (VIVO) wordt geconcludeerd dat gemeenten en ketenpartners op het terrein van de Omgevingswet nog lang niet volledig digitaal werken, het digitaal archiefbeheer nog amper is ontwikkeld en duidelijke afspraken ontbreken. In de genoemde bijlage wordt een aantal aanbevelingen gedaan ter voorbereiding van de archiefplicht richting de Omgevingswet.

Wat kunt u nu al doen?

Veel medewerkers van de afdeling ruimtelijke ordening beseffen dat ze niet zelf uitvoering geven aan archivering, maar wel een schakel zijn in het archiefproces. Zij leveren per slot van rekening de archiefwaardige plannen op. In veel gevallen wordt er binnen de gemeentelijke organisatie gebruik gemaakt van een Document Management Systeem (DMS). Een eerste stap richting archivering kan zijn om datasets van ruimtelijke plannen op het moment dat ze een officiële status krijgen beschikbaar te stellen aan het DMS. Het is dan aan de verantwoordelijke archiefmedewerker om vanaf dit punt de draad op te pakken.

Wat kan Crotec hierin voor u betekenen?

Gemeenten die werken met onze beheersoftware voor ruimtelijke plannen kunnen eind van dit jaar allen beschikken over de laatste versie waarmee een koppeling met een DMS mogelijk is. Het overzetten van de gegevensset wordt dan vanuit de beheeromgeving, op een door u bepaald moment, in het werkproces automatisch uitgevoerd. Deze optie vraagt aanvullende configuratie, die wordt afgestemd op uw (CMIS ondersteunende) DMS.

Wilt u een brug slaan tussen de vakafdeling ruimtelijke ordening en de opslag en archivering in het gemeentebrede archief cq. DMS, dan is onze nieuwe archiveermodule voor RoTotaal 3.0 een oplossing. Met deze software worden de wettelijke eisen van de Archiefwet en aanpalende regelgeving toegepast. De module voldoet aan de vereisten, zoals vastgelegd in NEN2082. Het officiële digitale plan, welke voldoet aan de RO Standaarden kan met deze applicatie voor bewaring worden aangemerkt. De archiveermodule bevat functionaliteit om de wettelijke bewaartermijnen van archivering in acht te nemen.

Geïnteresseerd?

Wilt u meer weten over de mogelijkheid om ruimtelijke plannen te archiveren, klik dan op contact. U kunt ook een van onderstaande contactmogelijkheden gebruiken:

T  073 3030 900
M 06 5345 6463 
E  info@crotec.nl